Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250,00 € nicht übersteigen. Die 250,00 €-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag, also Entgelt (Nettobetrag) + Umsatzsteuer. Für Kleinbetragsrechnungen gibt es Erleichterungen. Sie müssen nicht alle Angaben enthalten, die für Rechnungen über 250,00 € verpflichtend sind.
Anhebung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen zum 01.01.2017: Bis zum 31.12.2016 betrug die Wertgrenze für Kleinbetragsrechnungen 150,00 €. Mit dem sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz II vom 12.05.2017 wurde die Grenze für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 01.01.2017 von 150,00 € auf 250,00 € angehoben. Der Gesetzgeber bezweckt damit einen Vereinfachungseffekt vor allem bei Barumsätzen und im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs.Im Einzelnen haben Kleinbetragsrechnungen folgende Angaben zu enthalten (§ 33 UStDV):
die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
Beispiel:
Lieferung eines Bürostuhls über 142,80 €
Im Rechnungsbetrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten.
Der Leistungsempfänger darf die enthaltene Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag selber herausrechnen und als Vorsteuer geltend machen. Folgende Formel kann dafür angewendet werden:
für einen Bruttobetrag mit 19% Umsatzsteuer: (Bruttobetrag x 19) / 119 = Steuerbetrag
für einen Bruttobetrag mit 7% Umsatzsteuer: (Bruttobetrag x 7) / 107 = Steuerbetrag
Beispiel für obigen Bürostuhl: (142,80 x 19) / 119 = 22,80 €
In dem Bruttobetrag von 142,80 € stecken also 22,80 € Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht werden können.
Enthält die Rechnung verschiedene Leistungen, mit unterschiedlichen Steuersätzen, sind für die Leistungen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, die jeweiligen Summen anzugeben.
Bei einer korrekt ausgestellten Kleinbetragsrechnung kann der Unternehmer Vorsteuern ziehen. Fehlt eine der Angaben, so geht der Vorsteuerabzug verloren.
| Rechnungsangabe | Rechnung über 250 € | Kleinbetragsrechnung bis 250 € |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | X | X |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | X | |
| Steuer- oder Umsatzsteuer-IdNr. des leistenden Unternehmers | X | |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | X | X |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | X | |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung | X | X |
| Zeitpunkt der Lieferung | X | |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen | X | |
| Anzuwendender Steuersatz | X | X |
| Hinweis auf Steuerbefreiung | X | X |
| Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag | X | |
| Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe | X | |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht | X |
Wer ist zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet?
Unternehmer, die Lieferungen oder Dienstleistungen im Inland gegen Bezahlung im Rahmen ihres Unternehems ausführen, sind steuerrechtlich verpflichtet Rechnungen auszustellen, wenn:
- es sich um einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen handelt oder um einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, handelt. Die Rechungsausstellung hat innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erfolgen.
Beispiel:
Der Fernsehhersteller Müller, Rheine, liefert 20 Fernseher an den Radio- und Fernseheinzelhändler Laurenz, Münster.
Der Fernsehhersteller Müller ist verpflichtet, über die Lieferung eine Rechnung zu auszustellen, weil die Lieferung für einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (also nicht für den Privatbereich des Einzelhändlers) ausgeführt wurde. Für Lieferungen und Dienstleistungen an andere Unternehmer müssen Sie also immer eine Rechnung ausstellen, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
An Privatpersonen ist die Ausstellung von Rechnungen nicht verpflichtend, also freiwillig (Ausnahme: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück).
Fristen zur Rechnungsausstellung
Wie ich bereits oben erwähnte, hat der Unternehmer sechs Monate nach der Lieferung oder Dienstleistung Zeit, die Rechnung auszustellen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen, ist die Rechnung sogar schon bis zum 15. des Folgemonats auszustellen.
Wichtig: Wenn Sie als Unternehmer Ihrer Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen nicht nachkommen, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € bestraft werden kann. Sie sollten daher unbedingt auf eine eine zeitnahe Rechnungsstellung achten.
Die folgende Tabelle zeigt noch mal übersichtlich die Regelungen:
| Leiferung / Dienstleistung an… | Rechnungsstellung | Frist | Aufbewahrung (vgl. weiter unten) |
|---|---|---|---|
| Unternehmen | verpflichtend | 6 Monate | 10 Jahre |
| Juristische Personen | verpflichtend | 6 Monate | 10 Jahre |
| Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück | verpflichtend | 6 Monate |
Privatperson: 2 Jahre |
| Privatpersonen (übrige Lieferungen und Dienstleistungen) | freiwillig | wenn eine Rechnung ausgestellt wird: 10 Jahre |
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Der Gesetzgeber schreibt die Kontrolle von Rechnungen vor. Dabei wird unterschieden zwischen:
- der Kontrolle, ob alle gesetzlich geforderten Angaben in der Rechnung enthalten sind.
Welche Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, habe ich ausführlich im ersten Teil erläutert. - dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren
Das innerbetriebliche Kontrollverfahren ist in § 14 Abs. 1 Satz 2 ff geregelt. Es soll folgende Punkte gewährleisten:
- die Echtheit der Herkunft
die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungssaussteller sichergestellt ist - die Unversehrtheit des Inhalts
die Versehrtheit des Inhalts ist dann gegeben, wenn sichergestellt ist, dass die Rechnung nicht geändert oder verfälscht wurde - Lesbarkeit
Die Lesbarkeit muss während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. Bei Rechnungen auf Thermopapier müssen Sie aufpassen. Thermopapier verblasst mit der Zeit und die Lesbarkeit ist dann nicht mehr gegeben. Sie verlieren im Nachhinein den Vorsteuerabzug. Sie sollten daher eine Rechnung auf Thermopapier immer fotokopieren, um sie zu konservieren. Die Originalrechnung auf Thermopapier müssen Sie dann nicht mehr aufbewahren.
Der Gesetzgeber schreibt den Unternehmern nicht vor, wie sie die Echtheit, Unversehrheit und Lesbarkeit sicherstellen wollen. Sie können selber festlegen in welcher Weise Sie die obigen Formanforderungen gewährleisten wollen. Der Unternehmer muss aber ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einhalten, welches einen “verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung” schafft. Es ist ausreichend, wenn der Unternehmer ein Verfahren einsetzt, das sich zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung eignet.
Schon in Ihrem eigenen Interesse sollten Sie Rechnungen einer Eingangskontrolle unterziehen. Prüfen Sie daher, ob
- Sie bei dem Rechnungsaussteller überhaupt eine Leistung in Auftrag gegeben haben und somit auch tatsächlich ein Zahlungsanspruch besteht.
- Die in Rechnung gestellte Leistung auch tatsächlich erbracht wurde.
- Qualität und Quantität in der vereinbarten Weise erbracht wurden.
- das Entgelt richtig berechnet wurde und die Bankverbindung korrekt ist.
Die Prüfung können Sie durch einen Vergleich mit anderen Unterlagen (Bestellung, Lieferschein etc.) vornehmen. Unterziehen Sie den Eingangsrechnungen dieser Prüfprozedur, so spricht dies für die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments. Damit ist gewährleistet, dass nur die Rechnungen bezahlt werden, zu deren Bezahlung der Unternehmer auch verpflichtet ist.
Elektronische Rechnungen
Rechnungen können bzw. dürfen auch auf elektronischem Wege übermittelt werden. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Die Übersendung als E-Mail ist die häufigste Form der Übermittlung. Die Rechnung kann als Anhang angefügt werden oder die Rechnung kann auch in der E-Mail enthalten sein. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind einander gleichgestellt. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung bedarf der Zustimmung des Empfängers. Der Empfänger kann seine Zustimmung auch dadurch ausdrücken, dass er dem Empfang einer elektronischen Rechnung nicht widerspricht. Bei einer elektronischen Rechnung muss – wie auch bei der Papierrechnung – die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Die Ausführungen zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren gelten hier auch. Insbesondere muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen auf dem Versandwege nicht geändert oder verfälscht wurden. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur war mal verpflichtend, ist es jetzt aber nicht mehr. Die elektronischen Rechnungen müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums unverändert jederzeit lesbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.
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