BWA lesen und verstehen – 9 Fragen zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung

/, Tipps für Unternehmer, Unternehmensführung/BWA lesen und verstehen – 9 Fragen zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung

BWA lesen und verstehen – 9 Fragen zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Wie hat Ihnen der Artikel gefallen? Bitte bewerten Sie ihn!
[Gesamt: 1 Durchschnitt: 5]

Viele Unternehmer erhalten monatlich eine sog. BWA von ihrem Buchhalter oder Steuerberater und heften diese ungelesen ab. Das muss nicht sein, denn die Betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) ist kein Hexenwerk. Im Gegenteil ist eine wertvolle Informationsquelle. Die BWA gibt Auskunft über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. So können Sie z. B. aus der BWA erkennen, ob die Ertragskraft und die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens gut sind oder ab es vielleicht Probleme geben kann. Wenn Sie wissen, wie man eine BWA liest und diese interpretieren können, besitzen Sie ein Instrument, um die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen, mögliche Schwachstellen aufzudecken und vor allem Verbesserungsmaßnahmen  ergreifen zu können. Sollte Ihnen die BWA nicht monatlich vorliegen, sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater und bitten ihn, die BWA ab sofort monatlich zur Verfügung zu stellen. Stellen Sie auch ruhig Fragen, wenn Sie etwas nicht verstehen. Fragen Sie, wie Ihr Betrieb finanziell dasteht und was man unternehmen kann um Verbesserungen zu erzielen. Fragen Sie nach den Zahlen und Informationen, die aus seiner Sicht die wichtigsten sind.

Im Folgenden beantworte ich Ihnen die wichtigsten Fragen:

Frage 1: Wie lässt sich aus der BWA ableiten, ob mein Unternehmen gefährdet ist?

Grundsätzlich können Sie eine mögliche bzw. sich anbahnende Gefährdung Ihres Unternehmens durch die BWA erkennen, indem Sie z. B. regelmäßig die Entwicklung des Betriebs- und Unternehmensergebnisses analysieren. Sinken die Ergebnisse über einen längeren Zeitraum, sollten Sie nach den Ursachen “forschen”. Weitere Anzeichen sind sinkende Umsätze und/oder steigende Kosten.

Besonders problematisch ist die Lage meistens, wenn wichtige Kostenpositionen relativ zu Umsatz oder Gesamtleistung stärker steigen. Dann ist oft die wirtschaftliche Entwicklung grundlegend gefährdet. Prüfen Sie diesem Fall beispielsweise, ob

  • der Vertreib nicht mehr genug Aufträge akquiriert (hat sich die Angebotserfolgsquote verändert?),
  • mehr Produkte mit niedrigen Gewinnen oder Deckungsbeiträgen verkauft werden oder
  • Ihr Unternehmen nicht mehr so viele neue Produkte entwickelt.

Kostensteigerungen kommen u. a. im Materialbereich durch Preiserhöhungen oder in der Produktion durch mehr Verschnitt, z. B. aufgrund defekter Maschinen zustande.

Es lassen sich mit der Standard-BWA jedoch nicht alle kritischen Entwicklungen erkennen. Denn mit ihr werden nicht alle Geschäftsfälle abgebildet. Beispielsweise fehlen wichtige zahlungsrelevante Sachverhalte wie Tilgungen, Investitionen oder Steuernachzahlungen. Und natürlich ist eine richtige Interpretation der BWA nur möglich, wenn sie aktuell ist und es sich um eine qualitativ hochwertige Form handelt (vgl. hierzu Frage 4).

Frage 2: Wie lese und interpretiere ich eigentlich eine BWA?

Es gibt eine Vielzahl von Formen und Auswertungen der BWA. So gibt es z. B. die Bewegungsbilanz, die Ihnen die Veränderungen von Vermögen und Kapital anzeigt, die statische Liquiditat, die Hinweise auf die Zahlungsfähigheit gibt. Eine Form der BWA – die ich hier darstellen möchte – ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie orientiert sich dabei an der Struktur und dem Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung. Die folgende Übersicht zeigt ein Beispiel einer kurzfristigen Erfolgsrechnung mit selektiver und kumulierter Darstellung.

Herunterladen (PDF, 70KB)

In der Spalte 1 finden Sie die Bezeichnungen der Erlös- und Kostenarten. Bei den Erlös- und Kostenarten werden immer mehrere Konten aus der Finanzbuchhaltung zusammengefasst. So werden bei den Umsatzerlösen alle Umsätze von Produkten und Nebenerlösen erfasst. Die Personalkosten umfassen die Löhne, Gehälter, Geschäftsführergehälter, gesetzliche Sozialaufwendungen, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Aushilfslöhne usw.

In der kurzfristigen Erfolgsrechnung stehen die Umsätze und ggf. die Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen oder aktivierte Eigenleistungen oben in der BWA. Die drei Positionen zusammen ergeben die Gesamtleistung (1). Von ihr werden die Materialkosten abgezogen und es verbleibt der Rohertrag (2). Der Rohertrag muss ausreichen, um alle weiteren Kosten zu decken und den gewünschten Gewinn zu erzielen.

Die restlichen Kosten (außer dem Material) stehen unter dem Rohertrag. Sie beginnen stets mit den Personalkosten, dann folgen Raumkosten, Steuern usw. Die Summe aller Kostenarten ohne Materialkosten wird unter der Position Gesamtkosten (3) ausgewiesen. Zieht man diese Position vom Rohertrag ab, erhält man das Betriebsergebnis (4)Das Betriebsergebnis sagt aus, wie erfolgreich Sie mit Ihrer Tätigkeit waren.

Im Anschluss folgt der Ausweis der Zinsen, die an die Bank gezahlt werden müssen sowie eventuelle außerordentliche Aufwendungen und Erträge. Diese Positionen werden noch vom Betriebsergebnis abgezogen bzw. hinzu addiert und man erhält das Ergebnis vor Steuern (5), von dem noch die Ertragsteuern (Steuern vom Einkommen und vom Ertrag) abgezogen werden. Das Ergebnis nach Steuern, d. h. das vorläufige Ergebnis (6), zeigt, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum insgesamt gewesen ist (hier im Beispiel Juni 2018). Als Messgröße wird die Umsatzrendite (7) verwendet. Um diese zu berechnen, wird das vorläufige Ergebnis ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt. Im Beispiel beträgt die Umsatzrendite 10,76 %. Je nach Branche kann der Wert stark schwanken.

Die Spalten 3, 4 und 5 geben an, wie sich die einzelnen Positionen der BWA zur Gesamtleistung (Spalte 3), zu den Gesamtkosten (Spalte 4) und zu den Personalkosten (Spalte 5) verhalten. Die drei Bezugswerte werden dann jeweils auf 100 % gesetzt. Beispiele aus der Übersicht:

  • 29,00 % (8) der Gesamtleistung (bei Kleinunternehmen größtenteils gleichzusetzen mit den Umsatzerlösen) wird für Personal ausgegeben.
  • 8,84 % (9) der Gesamtkosten sind Werbe- und Reisekosten.
  • Die Gesamtleistung macht 344,86 % (10) der Personalkosten aus, d. h. die Gesamtleistung entspricht fast dem 3,5-fachen der Personalkosten.

Ein wichtiger Wert ist der Rohgewinn- bzw. Rohertragsaufschlag (11). Hier wird der Material-/Wareneinsatz gleich 100 % gesetzt und ins Verhältnis zum betrieblichen Rohertrag gesetzt. Diese Zahl verdeutlicht, wie hoch der Rohertrag ausfällt, wenn für 100 € eingekauft wird. Im Beispiel erhalten Sie für jeden Euro, den Sie für Material ausgegeben haben, etwa 1,30 € Rohertrag zurück. Aus diesem müssen Sie zum einen die übrigen Kosten und zum anderen den Betrag, den Sie als Gewinn zurückbehalten möchten, decken.

Die Spalten 7 bis 11 wechseln nur den Zeitraum: die jeweiligen Werte beziehen sich nun nicht mehr auf einen einzelnen Monat, sondern – wie diesem Beispiel  – kumuliert auf die Monate Januar bis Juni. Haben Sie kein Saisongeschäft, sondern über die einzelnen Monate hinweg eine kontinuierliche Auftragslage, können Sie durch eine Vervielfachung der Werte (in diesem Beispiel eine Verdoppelung) die ungefähren Jahresendwerte abschätzen.

Frage 3: Wie genau spiegelt die BWA das Ergebnis meines Unternehmens wider?

Werden ausschließlich die Buchhaltungsdaten ohne Korrekturen oder Anpassungen ausgewiesen, kann es deutliche Unterschiede zwischen der BWA und der Realität geben, oft 20 % Abweichungen und mehr – und zwar in beide Richtungen. Eine verlässliche Unternehmenssteuerung ist damit i. d. R. nicht möglich.

Erst mit Anpassungen zumindest bei wichtigen Positionen, wie z. B. Material und Personal, und einer richtigen Umsatzerfassung, gibt eine BWA die Realität im Unternehmen relativ genau wieder. Berücksichtigen Sie, dass es sich bei der BWA um Daten aus der Vergangenheit und eine stichtagsbezogene Darstellung handelt. Das bedeutet, dass sich Sachverhalte schon wieder geändert haben können, wenn die BWA vorliegt. Daher ist eine zeitnahe BWA für die Analyse von großer Bedeutung (wie sie unsere Software DATAC24 bietet z. B. tagesaktuelle BWA’s).

Frage 4: Wie kann die Aussagefähigkeit meiner BWA verbessert werden?

Da in der Standard-BWA nur die Zahlen der Buchhaltung ausgewiesen werden, benötigen Sie für Steuerungszwecke eine qualifizierte BWA. Wichtigstes Kriterium einer qualifizierten BWA ist die korrekte Abgrenzung zumindest der zentralen Positionen. Beispiele:

  • Abschreibungen werden häufig nicht monatlich (wie es wirtschaftlich korrekt wäre) ausgewiesen, sondern nur einmal als Summe pro Jahr. Schon damit haben in den meisten Betrieben alle Monatsergebnisse nur noch bedingte Aussagekraft, da fehlende unterjährige Abschreibungen die Monatsergebnisse schnell um mehrere tausend Euro “verbessern”.
  • Oft wird der Materialeinkauf ohne Abgrenzungen gebucht. Folge: In den Monaten, in denen Materialen gekauft werden, ist das Unternehmensergebnis zu schlecht, in den anderen Monaten zu gut. Richtig wäre es, nicht den Einkauf, sondern den Verbrauch zu erfassen (vgl. hierzu Frage 5).
  • Auch Einmalzahlungen, wie z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder Versicherungsprämien, sollten abgegrenzt und auf die Monate verteilt werden.

Neben den Abgrenzungsproblemen werden auch häufig Leistungen falsch ausgewiesen. Auch diese Positionen sollten in einer qualifizierten BWA korrigiert werden:

  • Teilleistungen oder Anzahlungen werden fälschlicherweise als Umsatz ausgewiesen.
  • Halbfertige Leistungen werden nicht als solche bei der Gesamtleistung ausgewiesen und nicht mehr zu realisierende Forderungen werden zu spät ausgebucht, was das Ergebnis besser erscheinen lässt, als es tatsächlich ist.

Sprechen Sie mit Ihrem Berater alle Zeilen und Positionen der BWA durch und prüfen Sie Punkt für Punkt, ob und welche Möglichkeiten es gibt, um die Aussagefähigkeit zu verbessern.

Hinweis: Die BWA wird von Banken auch zur Erstellung des Ratings genutzt. Auch aus diesem Grund spielen die Aktualität und die korrekten Buchungen der BWA eine große Rolle.

Frage 5: Leider lässt sich der Materialverbrauch meist nur mit erheblichem Aufwand (Inventur) ermitteln. Gibt es einfachere Alternativen?

Viele Unternehmen setzen heute Warenwirtschaftssysteme ein, um den Materialverbrauch möglichst genau zu ermitteln. Wirklich exakt lässt sich der Materialverbrauch tatsächlich aber nur mit einer Inventur ermitteln. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen im größeren Umfang mit Halbfertigprodukten zu tun hat. Ist der Aufwand hierfür (unterjährig) zu groß oder wird kein Warenwirtschaftssystem eingesetzt, können Sie sich alternativ mit Schätzungen und Vereinfachungen behelfen:

  • Setzen Sie den durchschnittlichen Jahreswert für den Materialaufwand auch monatlich an. Gibt es von Jahr zu Jahr größere Schwankungen, können Sie auch einen Mittelwert mehrerer Jahre wählen.
  • Gehen Sie vom durchschnittlichen Materialverbrauch einzelner Produkte aus. Haben Sie z. B. im Schnitt einen Wareneinsatz bei einem Artikel A von 50 €, bei B von 20 € und bei C von 70 €, können Sie diese Werte mit der hergestellten Anzahl von Produkten multiplizieren.
  • Das Problem wird auch minimiert, wenn Sie Einkaufsvolumen und Bestände möglichst niedrig halten und – soweit es geht – auftragsbezogen kaufen.

Frage 6: Kann ich die BWA eigentlich für das Controlling nutzen?

Ja, eine BWA können Sie mit Einschränkungen als Controlling-Instrument nutzen. Zwar fehlt in der Standard-BWA der Blick in die Zukunft; aber es ist natürlich möglich, eine Plan-BWA für das nächste Jahr zu erstellen und den Planwerten monatlich die echten Ergebnisse gegenüberzustellen.

Als Controlling-Instrument ist eine BWA aber nur sinnvoll nutzbar, wenn sie das Geschehen im Betrieb realistisch abbildet (vgl. hierzu Frage 4). Bedenken Sie auch, dass die BWA nicht alle Geschäftsfälle erfasst. Insbesondere Sachverhalte, die die Liquidität berühren, werden hier nicht dargestellt. Daher ist es sinnvoll eine zusätzliche Liquiditätsplanung zu erstellen und ergänzend die offenen Posten zu analysieren.

Hinweis: Ich bin Ihnen gerne bei der Erstellung einer Liquiditätsplanung behilflich.

Frage 7: Genügt die BWA zur Steuerung meines Unternehmens?

In kleinen Betrieben reicht ein qualitative BWA ggf. ergänzt um eine Liquiditätsvorschau oder -planung, fast immer aus. Allerdings bildet die BWA immer nur den gesamten Betrieb als solchen ab. Um langfristig erfolgreich zu sein, sollten Sie auch wissen, wie viel Sie mit welchen Produkten oder Dienstleistungen, aber auch Kunden, verdienen. Nur mit diesem Wissen können Sie möglichst viele profitable Produkte verkaufen und die Geschäftsbeziehungen zu wertvollen Kunden ausbauen.

Voraussetzung ist, dass die Preise kalkuliert werden. Und auch eine Nachkalkulation ist sicher sinnvoll, um zu überprüfen, ob der geplante Umsatz auch tatsächlich realisierbar ist. Für Stammkunden sollte eine Kunden-Deckungsbeitragsrechnung erstellt werden.

Nicht zuletzt gehört zur erfolgreichen Steuerung eines Unternehmens auch die Beantwortung der Frage, wie man langfristig erfolgreich bleiben will. Stellen Sie sich also auch folgende Fragen:

  • Sind Sie mit dem aktuellen Portfolio auch für die nächsten Jahre gut aufgestellt?
  • Sprechen Sie die richtigen Kunden an?
  • Sind Sie in der Lage, in “ausreichendem” Umfang neue Produkte zu entwickeln?

Bei der Beantwortung dieser Fragen hilft die BWA nur bedingt weiter. Aus ihr können Sie allenfalls sehen, dass sich z. B. die Umsätze einzelner Produkte verringern und dass Sie handeln müssen, um diese Entwicklung auszugleichen.

Frage 8: Welche Veränderungen ergeben sich durch das BilRUG für die BWA?

Durch das sog. Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG), das Unternehmen erstmals für das Geschäftsjahr 2016 anwenden müssen, ergeben sich zahlreiche Änderungen. Am wichtigsten für die BWA sind zwei Sachverhalte:

  • Zum einen werden die Umsatzerlöse neu definiert bzw. erweitert. Es wird nicht mehr zwischen Erlösen aus gewöhnlicher und außerordentlicher Geschäftstätigkeit unterschieden. Beispielsweise werden Erlöse aus Vermietung und Kantinenverkäufen, Mieteinnahmen aus Werkswohnungen, Einnahmen für Patente oder Lizenzen, das Stellen von Arbeitskräften oder Zuwendungen für kundengebundene Werkzeuge jetzt den Umsatzerlösen zugeschlagen. Direkt mit dem Umsatz verbundene Steuern, etwa Energie- oder Alkoholsteuern, müssen hingegen von den Umsätzen abgezogen werden.
    Die außerordentlichen Aufwendungen müssen i. d. R. entsprechend der umgruppierten Erlöse verteilt werden. Werden z. B. die Kantinenerlöse den Umsatzerlösen zugeordnet, muss man analog mit dem zugehörenden Materialaufwand verfahren.
  • Zum anderen entfällt das außerordentliche Ergebnis, in dem bisher alle Geschäftsfälle aufgeführt wurden, die nicht betrieblich verursacht waren. In der Konsequenz werden die außerordentlichen Erlöse je nach Sachverhalt den Umsatzerlösen oder den sonstigen betrieblichen Erlösen zugerechnet. Mahngebühren oder eine vorzeitige Mietvertragsauflösung gegen Entgelt fließen in die sonstigen betrieblichen Erträge. Bei anderen Sachverhalten ist die Zuordnung noch nicht abschließend geklärt, etwa die Frage, wohin Bestellungen von Material oder Sachprämien für Kundenbindungsprogramme umgruppiert werden sollen. Zudem gibt es auch unter Experten immer wieder unterschiedliche Auslegungen, was die Zuordnung einzelner Geschäftsfälle angeht. Ansonsten werden die außerordentlichen Aufwendungen meist den sonstigen Kosten zugerechnet.

Bei den notwendigen Änderungen und Umgruppierungen sollte zwingend ein Berater hinzugezogen werden, um Fehler und spätere Korrekturen zu vermeiden.

Frage 9: Haben diese Änderungen Auswirkungen auf Kennzahlen?

Zwar verändert sich das Unternehmensergebnis (Gewinn/Verlust) durch die Umgruppierungen und Änderungen insgesamt nicht. Allerdings ändert sich die Ausprägung wichtiger Kennzahlen:

  • Da die Umsatzerlöse tendenziell steigen, sinkt in der Folge z. B. die Umsatzrendite.
  • Auch das EBIT (Earnings before Interest and Taxes = Gewinn vor Zinsen und Steuern) bzw. die EBIT-Rendite werden in den meisten Fällen sinken. Ausnahme: Die abziehpflichtigen Verbrauchssteuern gleichen die Erlössteigerungen aus oder übertreffen sie sogar. Das ist aber in der Praxis eher unwahrscheinlich.
  • Betroffen kann auch die Rohertragsmarge sein, wenn Kantinenerlöse ab 2016 als Umsatzerlöse zählen. Dann müssen auch die für die Erzielung der Erlöse benötigten Materialen usw. unter den bezogenen Leistungen ausgewiesen werden.
  • Werden Kantinenerlöse wie Umsatzerlöse behandelt, müssen auch Kantinenvorräte wie “normale” Vorräte in der Bilanz ausgewiesen werden.
  • Kommt es beispielsweise dazu, dass Forderungen aus Mieteinnahmen noch ausstehen, kann das Auswirkungen auf Forderungsquote, Umschlagshäufigkeit, die Liquiditätsgrade, den operativen Cashflow und das Working-Capital haben.

Die Umgruppierungen müssen übrigens im Anhang erläutert werden, soweit sie nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Ziel ist eine Überleitung vom Vorjahresergebnis zum “neuen” Ergebnis nach BilRUG.

Berücksichtigen Sie, dass die Änderungen u. U. auch dazu führen können, dass (Arbeits-)Verträge angepasst werden müssen, wenn z. B. Mitarbeiter variable Entgelte erhalten, die vom Erreichen eines bestimmten Wertes (z. B. der Umsatz- oder EBIT-Rendite)  abhängig sind. Möglicherweise müssen auch Verträge mit Banken angepasst werden, wenn z. B. Vereinbarungen (Financial Covenants) getroffen wurden, bei denen Kreditkonditionen an das Erreichen bestimmter Kennzahlenwerte geknüpft wurden.

Nicht zuletzt müssen intern regelmäßig zahlreiche Konten bzw. Kontenzuordnungen überprüft und angepasst werden, und zwar sowohl in der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. BWA und der Bilanz (hier u. a. Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen).

Lassen Sie sich bei der Umsetzung des BilRUG unbedingt von einem Berater unterstützen, um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten und Fehler bei der Anwendung zu vermeiden.

Wie hat Ihnen der Artikel gefallen? Bitte bewerten Sie ihn!
[Gesamt: 1 Durchschnitt: 5]

2018-01-22T03:30:43+00:00 Von |

Über den Autor:

Seit 1998 betreibe ich als selbständiger Buchhalter das DATAC Büro Buchführung-mit-Vorsprung in Rheine. Nach meiner Ausbildung zum Industriekaufmann und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Münster, habe ich mehrere Jahre Berufserfahrung in einer mittelständischen Unternehmensberatung und in verschiedenen Steuerberatungsgesellschaften gesammelt.

Hinterlassen Sie einen Kommentar