Bewirtungsbelege richtig ausfüllen

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Bewirtungsbelege richtig ausfüllen

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Essen hält Leib und Seele zusammen. Das behauptet zumindest der Volksmund. Was liegt da näher, als mit Geschäftsfreunden/Kunden Essen zu gehen und bei einem guten Essen (Italiener?) und einem guten Tropfen Wein neue Geschäftsbeziehungen anzubahnen bzw. alte Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Natürlich möchten Sie als Unternehmer die Kosten für die Bewirtung steuerlich absetzen. Die Kosten für die Bewirtung können Sie nur steuerlich geltend machen, wenn die Bewirtung einen geschäftlichen Anlass hat. Wenn Sie mit Ihrer Liebsten oder mit Ihrem Liebsten privat Essen gehen, können Sie die Kosten nicht absetzen. Auch müssen die Kosten angemessen sein. Was angemessen ist, so der Gesetzgeber, ist nach der allgemeinen Verkehrsauffassung zu beurteilen. Wenn Sie mit Ihrem (potenziellen) Kunden mal so richtig einen drauf machen wollen und ein Stripteaselokal besuchen, so sind die Kosten, die dadurch entstehen, nicht mehr angemessen und daher auch nicht abziehbar.  Denn solche Rechnungen sind leichter zu lesen als zu bezahlen. Aber auch von den angemessenen Bewirtungsaufwendungen können Sie nur 70% als Betriebsausgabe geltend machen. Bei den restlichen 30% handelt es sich um eine steuerlich nicht abzugsfähige “Betriebs”-ausgabe. Die Vorsteuer können Sie aber zu 100% also in voller Höhe geltend machen.

In diesem Beitrag geht es um die Bewirtung von Geschäftsfreunden in einer Gaststätte und das richtige Ausfüllen des Bewirtungsbeleges. Wichtig ist, dass Bewirtungsbelege Rechnungen sind. Sie müssen daher alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die an Rechnungen gestellt werden.  Schon kleine Fehler können dazu führen, dass die Kosten für die Bewirtung nicht steuerlich absetzbar sind. Die Anforderungen an Bewirtungsbelege sind deshalb so hoch, weil das Finanzamt häufig einen privaten Zusammenhang zu der Bewirtung vermutet. Sie sollten daher darauf achten, dass der Bewirtungsbeleg alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben enthält. Bewirtungsbelege sollten Sie darum immer sofort prüfen. Notwendige Angaben sollten Sie umgehend ergänzen.  Der Gastwirt muss Ihnen eine maschinell durch eine Registrierkasse erstellte Rechnung ausstellen. Eine “normale Quittung” mit der Angabe “Speisen und Getränke” reicht hier auf keinen Fall aus.

Der Gesetzgeber unterscheidet bei Rechnungen, je nachdem wie hoch der Rechnungsbetrag ist, zwischen einer “normalen” Rechnung (das sind alle Rechnungen mit einem Bruttobetrag von über 250,00 €) und der sogenannten Kleinbetragsrechnung. Das sind alle Rechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 € . Zur Klarstellung: Ob die Wertgrenze von 250,00 € überschritten wurde, richtet sich nach dem Bruttobetrag, also einschließlich Umsatzsteuer (Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer).

Anhebung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen zum 01.01.2017: Bis zum 31.12.2016 betrug die Wertgrenze für Kleinbetragsrechnungen 150,00 €. Mit dem sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz II vom 12.05.2017 wurde die Grenze für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 01.01.2017 von 150,00 € auf 250 € angehoben. Der Gesetzgeber bezweckt damit einen Vereinfachungseffekt vor allem bei Barumsätzen und im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs.

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg (Rechnung) bis 250 €

Wie ich oben bereits sagte, muss die Rechnung des Gastwirtes maschinell durch eine Registrierkasse erstellt worden sein. Die erforderlichen Anforderungen sind bei einer maschinell erstellten Rechnung in der Regel automatisch vorhanden. Dennoch möchte ich sie hier noch mal aufführen.

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Gastwirtes bzw. der Gaststätte
  • Ort und Datum
  • Rechnungsdatum (Tag der Bewirtung)
  • Auflistung der verzehrten Speisen und der Getränke mit den entsprechenden Preisen; eine allgemeine Angabe “Speisen und Getränke” reicht nicht aus
  • Rechnungsbetrag inklusive der Mehrwertsteuer (Bruttobetrag)
  • Mehrwertsteuersatz

Diese Angaben sind also automatisch in der Rechnung des Gastwirtes enthalten. Sie reichen aber noch nicht aus. Sie als gastgebender Unternehmer müssen noch zusätzliche Angaben machen und zwar handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem angehefteten Beiblatt. Bei vielen Gaststätten bekommen Sie auch maschinell erstellte Rechnungen mit einem entsprechenden Formular auf der Rückseite, wo Sie die entsprechenden Angaben machen können. Also folgende Angaben müssen Sie handschriftlich ergänzen:

  • die Namen aller Teilnehmer, einschließlich Ihres eigenen Namens und evtl. mitspeisender Arbeitnehmer
    die Angabe der Anschriften ist nicht unbedingt erforderlich, allerdings sollte anhand von Name, Vorname, Firma und Ort eine Identifizierung der Teilnehmer möglich sein
  • Genauer Grund für die Bewirtung, die genaue geschäftliche Veranlassung muss erkennbar sein; daher reichen Bezeichnungen wie “Geschäftsessen”, “Arbeitsessen”, “Kundenpflege”, “Infogespräch” oder “Projektbesprechnung” nicht aus
  • Unterschrift des Bewirtenden, also Sie als Unternehmer müssen unterschreiben

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg (Rechnung) über 250 €

Auch hier ist die Rechnung maschinell durch eine Registrierkasse vom Gastwirt zu erstellen. Mit allen Angaben die ich bereits oben unter den Anforderungen für Rechnungen unter 250 € beschrieben habe. Es kommen aber noch fünf wesentliche Anforderungen zusätzlich hinzu:

  • Angabe des Rechnungsempfängers, also Ihr Namen und Ihre Anschrift
  • der Nettorechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen (also 7% oder 19% USt), die angewendeten Steuersätze und die darauf entfallende Umsatzsteuer müssen getrennt ausgewiesen werden. Im Gegensatz zur Kleinbetragsrechnung reicht es nicht aus, nur den Bruttobetrag anzugeben.
  • Steuer – oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • neben dem Rechnungsdatum muss auch das Leistungsdatum angegeben sein (der Hinweis, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, ist ausreichend)

Auch hier sind folgende handschriftliche Ergänzungen von Ihnen zu machen (s. auch oben unter Kleinbetragsrechnung:)

  • die Namen aller Teilnehmer, einschließlich Ihres eigenen Namens
  • Genauer Grund für die Bewirtung
  • Unterschrift des Bewirtenden

Ja, Sie haben richtig gelesen. Bei Rechnungen über 250,00 € müssen Sie als Rechnungsempfänger mit Name und Anschrift angegeben sein. Bei Bewirtungsbelegen wird das in der Praxis nicht immer der Fall sein. Auch wenn die Rechnung ansonsten maschinell erstellt wurde. Die Registrierkassen der Gastwirte sind dann so eingestellt, dass sie nur die notwendigen Angaben über Kleinbetragsrechnungen “ausspucken” bzw. dieser Fall ist in der Computersoftware der Registrierkasse des Restaurants so gar nicht vorgegeben. Sie müssten dann praktisch den Kellner bitten, diese Angaben nachzuholen. Wenn auch das nicht möglich ist (Kellner hatte keine Zeit) oder es Ihnen erst bei der Verbuchung des Bewirtungsbeleges auffällt, das Sie als Rechnungsempfänger auf der Rechnung nicht aufgeführt sind, möchten ich Ihnen noch folgenden Hinweis geben: Tragen Sie sich als Rechnungsempfänger handschriftlich ein. Bei einer Betriebsprüfung erklären Sie dann dem Finanzbeamten, dass der Kellner keine Zeit hatte und Sie von Ihm beauftragt wurden, die entsprechenden Angaben auf der Bewirtungsrechnung vorzunehmen.

Auch Trinkgelder gehören zu den Bewirtungsaufwendungen und können mit 70% als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Das Trinkgeld sollten Sie sich vom Kellner auf dem Bewirtungsbeleg quittieren lassen, um einen Nachweis über dessen Höhe zu haben. Natürlich können Sie aus dem Trinkgeld keinen Vorsteuerabzug vornehmen.

Expertentipps:

  • maschinelle Rechnung der Gaststätte sofort auf Richtigkeit prüfen. Im Nachhinein sind korrigierte Restaurantbelege nicht oder nur mit hohem Aufwand zu beschaffen.
  • Restaurantbons aus Thermopapier so schnell wie möglich auf Normalpapier kopieren und archivieren. Drucksachen auf Thermopapier verblassen über die Jahre.
  • Fehlende Angaben umgehend nachtragen oder beifügen
  • Beleg zeitnah erstellen; lt. BFH (Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85, BStBl 1988 II S. 655) muss der Beleg zeitnah, also kurze Zeit nach der Bewirtung erstellt werden. Eine zu späte Belegerstellung führt dazu, dass die Kosten nicht abziehbar sind.

Häufigste Gründe für die Ablehnung eines Bewirtungsbelegs:

  • Fehlende oder unvollständige Angaben zum Bewirtungsbeleg.
  • Schwammiger Bewirtungsgrund: „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ reicht auf keinen Fall. Sie als Gastgeber müssen mindestens den Grund für die Besprechung angeben.
  • Überhöhte Kosten: Bewirtungskosten sollten sich stets im Rahmen dessen bewegen, was in der Branche und Anlass üblich ist. Das Finanzamt prüft diese Dinge.

Trotz der hohen Anforderungen an den Bewirtungsbeleg, wünsche ich Ihnen für Ihr nächstes Geschäftsessen einen “Guten Appetit” und natürlich viel Erfolg.

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen ordnungsgemäß ausgefüllten Bewirtungsbeleg:

Herunterladen (PDF, 86KB)

Hier können Sie sich das Blanko-Formular für Ihre eigenen Zwecke herunterladen:

Herunterladen (PDF, 58KB)

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2017-07-30T22:47:57+00:00Von |

Über den Autor:

Seit 1998 betreibe ich als selbständiger Buchhalter das DATAC Büro Buchführung-mit-Vorsprung in Rheine. Nach meiner Ausbildung zum Industriekaufmann und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Münster, habe ich mehrere Jahre Berufserfahrung in einer mittelständischen Unternehmensberatung und in verschiedenen Steuerberatungsgesellschaften gesammelt.

Ein Kommentar

  1. Daniel 21. September 2018 um 10:20 Uhr - Antworten

    Besten Dank für die hilfreichen Informationen zum Thema Bewirtungsbeleg. Es ist wirklich empfehlenswert hier so genau wie möglich zu arbeiten, dann spart man sich später den Ärger mit dem Finanzamt…

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