Was muss man beim Kontieren beachten?

//Was muss man beim Kontieren beachten?

Was muss man beim Kontieren beachten?

In der Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall anhand von Belegen auf Sachkonten gebucht. Die Richtigkeit von Buchungen lässt sich nur aufgrund von Belegen überprüfen. Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg.

Die Belege lassen sich nach ihrer Herkunft in zwei Bereiche unterteilen:

  • Externe Belege (Fremdbelege): Belege, die von außen in das Unternehmen gelangen z.B. Lieferantenrechnungen, Gutschriftsanzeigen, Bankbelege und Kontoauszüge
  • Interne Belege (Eigenbelege): Belege, die im Betrieb erstellt werden z.B. Kopien von Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Privatentnahmen, Buchungsanweisungen für Umbuchungen

Zu den Eigenbelegen gehören auch die Ersatzbelege. Diese werden ausgestellt, wenn kein Originalbeleg anfällt (wie z.B. bei Trinkgeldern) oder der Originalbeleg verlorengegangen ist. In der Regel wird man versuchen eine Kopie des Originals anzufordern. Ist eine Kopie eines verlorengegangen Beleges nicht mehr zu bekommen (z.B. verlorengegangene Fahrkarte), ist ein Ersatzbeleg auszustellen. Bei Trinkgeldern in Gaststätten empfiehlt es sich, dieses vom Kellner quittieren zu lassen. Achtung: Aus Ersatzbelegen kann keine Vorsteuer gezogen werden.

Die Bearbeitung der Belege vollzieht sich in drei Stufen:

  • Belege vorbereiten:
    zunächst werden die Fremdbelege z.B. Lieferantenrechnungen mit einem Datums-oder Eingangsstempel versehen. Anschließend werden die Belege chronologisch in sog. Buchungskreise bzw. Belegarten (Kasse, Bank, Eingangsrechnungen,  Ausgangsrechnungen und sonstige Belege) sortiert. Das Sortieren nach Buchungskreisen ist Voraussetzung für Sammelbuchungen. Danach erfolgt die sachliche und rechnerische Prüfung der Belege. Besonders die Fremdbelege müssen einer eingehenden Prüfung unterzogen werden. Ist z.B. die Lieferantenrechnung überhaupt berechtigt?  Ist das geliefert worden, was in der Rechnung aufgeführt wird? Stimmen Preise und Zahlungsbedingungen und andere Konditionen mit den vorherigen Vereinbarungen überein? Sind alle gesetzliche Angaben auf der Rechnung aufgeführt? Dieses ist wichtig für den Vorsteuerabzug. Fehlt eine Angabe, ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig. In diesem Fall sollte eine korrekte Rechnung mit allen Angaben nachgefordert werden.
  • Kontieren und buchen:
    Nach der Vorbereitung der Belege, erfolgt nun die Kontierung und Verbuchung der Belege. Beim Kontieren entscheidet der Buchhalter auf welchen Konten der Beleg gebucht werden soll. Die entsprechenden Konten werden auf dem Beleg notiert. Zusätzlich sollte auf den Belege ein Belegvermerk (z.B. ER16 für Eingangsrechnung Nr. 16) aufgebracht werden. Der Buchungsvermerk fungiert als Bindeglied zwischen Buchung und Beleg. Dadurch wird sichergestellt, dass zu jeder Buchung der dazugehörige Beleg gefunden wird. Bei den Ausgangsrechnungen kann als fortlaufende Nummer auch die vergebene Rechnungsnummer dienen. Im Zeitalter der EDV verzichtet man heute vielfach auf Angaben, die sich ohnehin aus dem Beleg ergeben. So wird z.B. bei der Kontierung von Bankauszügen auf die Angaben des Datums, des Betrags und des Kontos verzichtet, da sich diese Angaben aus dem Bankauszug ergeben. Auf dem Bankauszug erscheint dann nur noch das Gegenkonto. Über Bankzugang oder Bankabgang ergibt sich, ob die Bank im Soll 0der im Haben bebucht wird. Noch einfacher geht es mit dem sensationellen DATAC24 System, bei dem jeder Beleg als Bilddatei mit der Buchung festverbunden ist. Die so kontierten Belege werden nach Buchungskreisen verbucht. Unter dem Verbuchen nach Buchungskreisen versteht man, dass Belege eines Belegkreises als ein Stapel verbucht werden; z.B. werden alle Eingangsrechnungen, alle Ausgangsrechnungen, alle Kassenbelege und alle Bankbelege jeweils in einem Rutsch verbucht. Die Verbuchung erfolgt heute fast ausnahmslos mit Hilfe der EDV. Manuelle Buchführungsmethoden dürften mittlerweile ausgestorben sein.
  • Belege ablegen
     Nach der Verbuchung sind die Belege abzulegen und 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres an zu laufen, in dem die Belege entstanden sind (257 Abs. HGB). Die Belege müssen so ablegt werden, das sie jederzeit wieder auffindbar sind. Es empfiehlt sich daher jede Belegart gesondert nach Datum oder fortlaufender Nummer abzuheften. Am einfachsten ist dies mit DATAC24 zu realisieren. Erfahren Sie hier mehr.
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2017-04-09T00:08:54+00:00 Von |

Über den Autor:

Seit 1998 betreibe ich als selbständiger Buchhalter das DATAC Büro Buchführung-mit-Vorsprung in Rheine. Nach meiner Ausbildung zum Industriekaufmann und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Münster, habe ich mehrere Jahre Berufserfahrung in einer mittelständischen Unternehmensberatung und in verschiedenen Steuerberatungsgesellschaften gesammelt.

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