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Rechtlicher Hintergrund

1. Allgemeines

Jeder Unternehmer ist nach dem Steuer- und dem Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. So sind u.a. Geschäftsbücher, Inventare Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagaen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 Des Zollkodex der Union  zehn Jahre aufzubewahren.

Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (sowie Kopien hiervon) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen können sich allerdings verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

  • eine begonnene Außenprüfung,
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung,
  • anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

2. Sonderregelung für Rechnungen

Speziell im Umsatzsteuergesetz geregelt ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (§ 14b UStG). Danach hat ein unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren.

3. Private Unterlagen

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch für Private Kontoauszüge. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen (oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich) im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten. Hier gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z.B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

Form der Aufbewahrung

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, die im Original aufbewahrt werden müssen, können alle übrigen Unerlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierbei sind dann u.a. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Gescäftsbriefen und den buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Hinweis: Beachten Sie, dass Belege auf Thermopapier nach einiger zeit verblassen können. Hier sollte man diese für den Fall einer Prüfung seitens der (Finanz)Behörde kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg aufbewahren.

Wie lässt sich nun die das Ablagegut wirtschaftlich sinnvoll und vor allem kostengünstig organisieren. Weil aber Beleggutablage so slebstverständlich ist, denkt man über die Kosten meistens wenig nach. Eher schon hat man sich über Systeme den Kopf zerbrochen: Welches Register wähle ich, welchen Ordnermechanismus, welche Schranksysteme. Dabei gibt es noch eine Menge Aufwand rund um die Beleggutablage mehr:

  • Personalkosten für die Ablage
  • Materialkosten für Ordnersysteme und Aufbewahrungsschränke
  • Zeit-/Kosten für die vielfache Suche nach Belegen
  • Zeit-/Raumkosten für die Altablage für die gesamte Aufbewahrungszeit

Diese herkömmliche Ablagemethode ist aber veraltet, denn in muffigen Kellnern nach alten Belegen zu suchen, gehört der Vergangenheit an. Heutzutage wird die Ablage digital erledigt. Aufgrund der hohen Kosten war aber bislang die digitale Beleggutarchivierung großen Unternehmen vorbehalten. Mit dem preiswerten DATAC-Archiv kommen jetzt auch kleine Unternehmen in den Genuss der digitalen Archivierung. Ohne Ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen, suchen Sie Belege nach vielen Kriterien, betrachten diese am Bildschirm. Bei Bedarf ist der Beleg sofort wieder auf Papier herstellbar.

5. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge (z.B. Mietverträge) beginnt erst mit dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

II. ABC der Aufbewahrungsfristen

Im Folgenden habe ich für Sie eine alphabetische Übersicht zur Aufbewahrung verschiedener Aufzeichnungen und Belege zusammengestellt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beduetet dies für den Stichtag 01.01.2018, dass Unterlagen aus 2007 und früher vernichtet werden können. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren können am 01.01.2018 Unterlagen aus 2011 und früher vernichtet werden.

A Frist
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Abschlagszahlungen 10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre
Abschlusskonten 10 Jahre
Abschlussrechnungen 10 Jahre
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre
Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre
Anlageninventare 10 Jahre
Anlagenverzeichnis 10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre
Auszahlungsbelege 10 Jahre
B
Bankbelege 10 Jahre
Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Belegformate 10 Jahre
Bestandsberichtigungen 10 Jahre
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) 10 Jahre
Bewirtngsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Bilanzbücher 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
Bilanzkonten 10 Jahre
Bilanzunterlagen 10 Jahre
Bruttoerlösnachweise 6 Jahre
Bruttolohnlisten 6 Jahre
Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
Buchungsanweisungen 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
D
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre
Debitorenkonten 10 Jahre
Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
Depotauszüge 10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre
Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre
Einzahlungsbelege 10 Jahre
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre
 
F
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre
G
Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Gehaltsquittungen 10 Jahre
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung(Jahresrechnung) 10 Jahre
Grundbuchauszüge 10 Jahre
Grundbücher 10 Jahre
Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre
Gutschriften 10 Jahre
H
Handelsbilanzen 10 Jahre
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Handelsregisterauszüge 6 Jahre
Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre
I
Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Investitionszulageunterlagen 6 Jahre
J
Jahresabschlüsse 10 Jahre
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
K
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenbücher, -blätter 10 Jahre
Kassenbelege 10 Jahre
Kontenpläne 10 Jahre
Kontenregister 10 Jahre
Kontoauszüge 10 Jahre
Kontokorrentbücher 10 Jahre
Konzernabschlüsse 10 Jahre
Konzernlagebricht 10 Jahre
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
L
Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre
Lagerbuchführungen 10 Jahre
Lieferscheine* endet mit Erhalt/Versand der Rechnung
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Lohnbelege 10 Jahre
Lohnkonten 10 Jahre
Lohnlisten 10 Jahre
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 6 Jahre
Mahnungen 6 Jahre
Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
N
Nachkalkulationen 10 Jahre
Nachnahmebelege 10 Jahre
Nebenbücher 10 Jahre
Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre
O
Orderpapiere 6 Jahre
Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
P
Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
Preislisten 6 Jahre
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre
Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre
Prüfungsbericht (Innenrevision) 0 Jahre
Q
Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
R
Rechnungen 10 Jahre
Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Rückscheine 6 Jahre
S
Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensmeldungen 6 Jahre
Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Skontounterlagen 10 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre
Systemhandbücher 10 Jahre
T
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
U
Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
Überweisungsbelege 10 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsbelege 10 Jahre
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
Verträge 6 Jahre
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre
Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Werbekosten, Belege 10 Jahre
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen(soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Zeichnungsvollmachten 6 Jahre
Zollbelege 10 Jahre
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

* Gilt ab dem 01.01.2017 und betrifft alle Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind und deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2016 nach der vormals geltenden Frist von 6 Jahren noch nicht abgelaufen ist. Die Regelung betrifft somit auch Altfälle von bisher bereits archivierten Lieferscheinen. 

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