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Rechtlicher Hintergrund

1. Allgemeines

Jeder Unternehmer ist nach dem Steuer- und dem Handelsrecht verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. So sind u.a. Geschäftsbücher, Inventare Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie Unterlagaen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 Des Zollkodex der Union  zehn Jahre aufzubewahren.

Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (sowie Kopien hiervon) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.

Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen insbesondere dann aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

• eine begonnene Außenprüfung,
• eine vorläufige Steuerfestsetzung,
• anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
• zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

2. Sonderregelung für Rechnungen

Speziell im Umsatzsteuergesetz geregelt ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (§ 14b UStG). Danach hat ein unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren.

3. Private Unterlagen

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch für Private Kontoauszüge. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen (oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich) im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten. Hier gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist. Eine weitere Ausnahme gilt für Steuerpflichtige, die aus Überschusseinkünften (z.B. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) mehr als 500.000 € im Jahr erzielen. Sie müssen Unterlagen und Aufzeichnungen, die ihre Einnahmen und Werbungskosten belegen, sechs Jahre lang aufbewahren.

Form der Aufbewahrung

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Zollbelege nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, die im Original aufbewahrt werden müssen, können alle übrigen Unerlagen auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierbei sind dann u.a. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, Zudem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten

• mit den empfangenen Handels- oder Gescäftsbriefen und den buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Wie lässt sich nun die das Ablagegut wirtschaftlich sinnvoll und vor allem kostengünstig organisieren. Weil aber Beleggutablage so slebstverständlich ist, denkt man über die Kosten meistens wenig nach. Eher schon hat man sich über Systeme den Kopf zerbrochen: Welches Register wähle ich, welchen Ordnermechanismus, welche Schranksysteme. Dabei gibt es noch eine Menge Aufwand rund um die Beleggutablage mehr:

• Personalkosten für die Ablage
• Materialkosten für Ordnersysteme und Aufbewahrungsschränke
• Zeit-/Kosten für die vielfache Suche nach Belegen
• Zeit-/Raumkosten für die Altablage für die gesamte Aufbewahrungszeit

Diese herkömmliche Ablagemethode ist aber veraltet, denn in muffigen Kellnern nach alten Belegen zu suchen, gehört der Vergangenheit an. Heutzutage wird die Ablage digital erledigt. Aufgrund der hohen Kosten war aber bislang die digitale Beleggutarchivierung großen Unternehmen vorbehalten. Mit dem preiswerten DATAC-Archiv kommen jetzt auch kleine Unternehmen in den Genuss der digitalen Archivierung. Ohne Ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen, suchen Sie Belege nach vielen Kriterien, betrachten diese am Bildschirm. Bei Bedarf ist der Beleg sofort wieder auf Papier herstellbar.

5. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

II. ABC der Aufbewahrungsfristen

Im Folgenden habe ich für Sie eine alphabetische Übersicht zur Aufbewahrung verschiedener Aufzeichnungen und Belege zusammengestellt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beduetet dies für den Stichtag 01.01.2018, dass Unterlagen aus 2007 und früher vernichtet werden können. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren können am 01.01.2018 Unterlagen aus 2011 und früher vernichtet werden.

* Gilt ab dem 01.01.2017 und betrifft alle Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind und deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2016 nach der vormals geltenden Frist von 6 Jahren noch nicht abgelaufen ist. Die Regelung betrifft somit auch Altfälle von bisher bereits archivierten Lieferscheinen. 

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