GoBD – Neue Regeln für die elektronische Buchführung

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GoBD – Neue Regeln für die elektronische Buchführung

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DVD, Digitalkameras, Handys oder Navigationssysteme, das gehört alles schon ganz selbstverständlich zu unserem Alltag. Auch im Berufsleben hält die Digitalisierung Einzug. Die E-Mail ist längst nicht nur Kommunikationsmittel, auch wichtige Dokumente und Rechnungen werden oft über dieses Medium versandt. Viele Vorgänge sind mit der zunehmenden Digitalisierung beschleunigt worden, Daten lassen sich computergesteuert einfacher auswerten. Davon möchte auch die Finanzverwaltung profitieren. Vor rund einem Jahr hat sie deshalb die neuen GoBD erlassen.

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Schreiben vom Bundeshinanzministerium ist umfangreich. Sie können es sich hier herunterladen. Knapp formuliert kann man aber sagen die GoBD haben zum Ziel, Prüfungen von Geschäftsunterlagen durch die Behörden schneller zu machen. Dazu sollen alle Belege und Geschäftsvorfälle digitalisiert werden. Gut für die Freunde des papierlosen Büros, denn nun stellt auch der gescannte Beleg den Betriebsprüfer zufrieden.

Keine neuen Grundsätze

Nicht alles was in den GoBD steht, ist neu, schon gar nicht ergeben sich hieraus neue Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung. Vielmehr vereinheitlichen sie schon bisher bestehende Verwaltungsregelungen und passen sie an aktuelle technische Buchführungsstandards und die Rechtsprechung an. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab. So nennt das 37 Seiten umfassende BMF-Schreiben neben zahlreichen altbekannten auch einige neue bzw. angepasste Verwaltungsvorschriften.

Welche Besonderheiten, Vorschriften und Anforderungen ergeben sich dabei speziell für den digitalen Austausch, die Verarbeitung und die Archivierung von elektronischen Rechnungen?

Neben übergreifenden Vorgaben wie Datensicherheit (Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern) und Unveränderbarkeit (Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden) konkretisieren die GoBD vor allem die allgemeinen Anforderungen der Finanzverwaltung an

alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein,
alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historsierungen und Programme gespeichert werden
aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat aufzubewahren

 

aller steuerrechtlich relevanten Prozesse, Datensätze und Belege. Zudem sollen die GoBD Aufschluss darüber geben, wie, in welcher Form und in welchem Umfang steuerpflichtige Unternehmen der Betriebsprüfung den Zugriff auf die erfassten, verarbeiteten und archivierten Daten zu ermöglichen haben. Komplettiert werden die GoBD schließlich durch Vorgaben zum Digitalisieren (Scannen) von Papierbelegen und die immer wieder thematisierte Notwendigkeit einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation.

Die Verantwortlichkeit für etwaige Fehler bei der digitalen Buchführung, für Versäumnisse bei der vorschriftsmäßigen Verfahrens- und Prozessdokumentation, bei der Archivierung oder den bereit zu stellenden Datenzugriffsmöglichkeiten für die Finanzverwaltung liegt nach Maßgabe der GoBD zunächst beim steuerpflichtigen Unternehmen und nicht etwa bei von diesem beauftragten Dienstleistern. Damit ist es in erster Linie am Steuerpflichtigen, seine Prozesse zu durchleuchten und im Hinblick auf eine GoBD-Konformität kritisch zu hinterfragen.

“Näher an der Technik”

Mit dem Entwurf der GoBD kommt die Finanzverwaltung dem Ruf nach einer Modernisierung der GoBS auf ihre Weise nach. Dazu wächst mit der Zusammenführung von GoBS und GDPdU zusammen, was zusammen gehört. In der Gesamtschau lassen die GoBD feste Anforderungen an die Ausgestaltung der Unternehmens-IT sowie den damit einhergehenden Prozessen und Abläufen erkennen, die wiederholt innerhalb verschiedener Abschnitte konstituiert werden. Diese betreffen das Vorhandensein eines entsprechenden Kontroll- und Protokollumfeldes, die Dokumentation der entsprechenden Geschäftsprozesse, die Gewährleistung der Integrität von Daten und dies alles unabhängig von Migrationsprozessen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Im Detail erscheinen die GoBD deutlich detaillierter und differenzierter als ihre Vorgänger und sind durch diverse Einzelaussagen und Beispiele deutlich “näher an der Technik”, was nicht zuletzt der Praxis entgegen kommen sollte.

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2017-04-09T00:03:00+00:00Von |

Über den Autor:

Seit 1998 betreibe ich als selbständiger Buchhalter das DATAC Büro Buchführung-mit-Vorsprung in Rheine. Nach meiner Ausbildung zum Industriekaufmann und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Münster, habe ich mehrere Jahre Berufserfahrung in einer mittelständischen Unternehmensberatung und in verschiedenen Steuerberatungsgesellschaften gesammelt.

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